在国外，邮件的使用频率极高。
从留学申请到在国外学习与导师和外国同学沟通，一封内容清晰、话术准确、格式完整的邮件必不可少。
一、Formal Email和Casual Email的区别
Formal Email: 发送给你原本就不太熟悉的人, 也可能是上司, 专家, 教授或客户, 甚至是一个正在合作的公司.正式文件一般谈及工作内容或正事, 那么你的语气也会更加严肃认真, 尽量避免使用俚语, 缩写或表情符号.
Casual Email: 一般是发送给你比较熟悉的人, 例如同事, 朋友, 家人.非正式邮件往往谈一些日常的事务, 语气方面可以随意一些, 可以使用表情符号, 缩写等一系列非正式的表达, 你的语法也可以不完整, 但要确保内容能让人看懂, 不存在引发歧义的句子.
二 、英文邮件的写作技巧
1.写明主题
首先, 主题栏作为读者第一眼就看到的信息部分,应该简洁明确，省去所有多余信息! 在标题中只要写出邮件的主要目的和自己的名字即可!
2.邮件称呼语
一定要注意称谓礼仪。邮件开头的称呼语是指向收信人的, 如果你的发送对象是一个群体, 可以用“Dear Students”表示群体的词来指代. 若你不清楚收信人的具体姓名, 应当及时搜寻, 再将他们的名字和职称放在一起, 例如“Dear Professor White”. 当你实在不清楚具体的收信人名称, 也可以用“To whom it may concern”.
3.邮件开头
你在写作正式的英文邮件时, 往往在开头要进行自我介绍, 包括自己的姓名, 身份, 院校或工作单位, 这样才能让收信人对你有一定的了解. 而在非正式邮件中, 基本是不用再自我介绍. 除此之外, 在邮件一开始通常要有基本的礼貌问候. 常见的英文邮件开头问候语有:
Hope this email finds you well.
I am reaching out about …
I hope you are having a great week.
4.正文内容
正文内容主要包括：此邮件的目的，一些细节内容，还有你想让对方做些什么。
邮件正文表明自己身份之后，用精简干练的句子开门见山地描述自己的问题非常重要。Email主体的第一部分是陈述来信目的, 直截了当地让收信人明白这封信的主要内容. 如果你要陈述一项工作或告知一个事项时, 往往要阐述清楚相关事情的时间地点, 安排和必要的联系方式. 在表达的时候, 要简洁精炼, 将信息传达到位的同时不要过于冗长.
5.邮件结尾
关于Email结尾怎么写, 一般来说, 结尾需要重复上文最主要的事情, 然后表达对收到来信的期待, 以及对收信人的礼貌问候. 这样能够在收信人那里留下一个好印象. 一般来说, 最常用的礼貌结束语有: “Sincerely”, “Warm wishes”, “Yours truly”等等.
三、商务英文Email格式
商务英文Email作为最常见的正式文件之一, 广泛出现在各类场合. 下面, 就以商务英文邮件为例, 为大家介绍英文邮件格式.
1. 邮件地址格式严谨
商务邮件的地址应当是写信人真实姓名的变体, 同时, 含有句点, 连字符或下划线. 在写作的时候也要用标准字体“Times New Roman, 12号”, 并且要避免特殊的表达样式, 例如高亮, 斜体或五颜六色的字体.
2. 精炼简明的主题
你需要提取出邮件的关键词, 并且用连贯简明的表达写在主题栏上, 一般来说, 关于某活动的主题都要写明时间, 例如: “Meeting RE: xxx on June 15th”.
3. 清晰扼要的正文
在商务邮件中, 正文要说明清楚关于某会议或活动的主要内容和相关工作, 做一个大致阐述即可, 并礼貌问询收信人的意愿. 在写作时, 要尤为注意内容语法的正确性, 确保无歧义表达.
4. 礼貌正式的结尾
在基本的礼貌用语之后, 在邮件的结尾要附上你的姓名签字, 毕竟它作为一封正式的邮件. 如果你是代表公司或某个组织所写, 那么你就用组织名作为署名.
四、Email写作注意事项
1.检查拼写
确保发送的邮件没有拼写错误，你可以先用电脑自动查一下，不确定的单词通过查字典来确认。虽然拼写是一件小事，但它反映了做事的态度，不要因为拼写错误给对方留下不好的印象。
2.注意邮件礼仪
除了英语没有错误外，说话的语气和措辞也要特别注意。确保自己的写信口吻和称呼能够与之相匹配. 如果是工作关系上的客户, 你的语气不能有说笑的成分, 将商务信息表达清晰才是目的。另外，发送邮件的时间也需要考虑，发邮件的时间注意选择工作日的工作时间，如果有时差设置定时发送。
3.保证信息简明扼要
大部分人都不会花太长时间读一封邮件,, 尽量不要涉及太多无关的信息, 正文内容直奔主题，使用精简的短语和句子将事情说清楚即可, 让收信人有一个良好的阅读体验.
4.添加必要的附件
有时候除了基本的正文内容, 你还会有其他需要告知的信息, 此时你务必要在正文中提到有附件的存在. 关于附件, 尽量不要设置太多数量, 且附加最好是通用的文件格式, 避免打不开的情况.
5.邮件回复
收到回信记得礼貌回复，不管是否还有其他问题或后续输出，都请及时回复并表示感谢
最后，同学们不要怕写错/语言不地道/用词不准确，只要能清晰表达自己的意思让对方理解即可。邮件往来的过程也是学习书写的过程，所以不用担心，时间长了就熟悉啦！
